Novos Funcionários Produtivos em Metade do Tempo com Acesso 24/7 a Todas as Informações
A Alice atua como uma "mentora digital" sempre disponível, centralizando documentos, processos e a cultura organizacional em uma interface intuitiva. Isso empodera o novo colaborador a encontrar respostas instantaneamente por conta própria — seja tarde da noite ou durante o horário de almoço da equipe —, acelerando drasticamente sua curva de aprendizado e transformando semanas de adaptação passiva em dias de contribuição ativa para o negócio.
Um novo funcionário chega na empresa cheio de energia e vontade de contribuir. Nas primeiras semanas, ele passa mais tempo procurando informações do que trabalhando.
"Onde fica o manual de sistemas?" "Quem aprova meu acesso ao ERP?" "Qual o procedimento para solicitar material?" "Como funciona o plano de saúde?"
Cada pergunta interrompe um colega experiente. Cada resposta não encontrada gera frustração. Cada dia de improdutividade custa caro.
Os números não mentem:
A Alice transforma essa realidade: um assistente de IA disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, que responde qualquer dúvida do novo colaborador instantaneamente, sem interromper ninguém e sem julgamentos.
Empresa de Tecnologia — Crescimento Acelerado
Áreas: Desenvolvimento, Produto, Comercial, Suporte, Administrativo
Cada novo funcionário tinha um "padrinho" designado. Resultado: colaboradores experientes perdiam 8-10 horas/semana respondendo perguntas básicas, prejudicando suas próprias entregas.
Pesquisa interna revelou que 67% dos novos funcionários evitavam fazer perguntas "óbvias" por medo de parecer incompetentes. Resultado: erros evitáveis e retrabalho.
O "kit onboarding" tinha 47 páginas em PDF, 12 links diferentes e 5 sistemas para acessar. Novos funcionários se perdiam antes de começar.
Funcionários em home office ou horários flexíveis não tinham a quem recorrer às 7h da manhã ou às 22h. Dúvidas ficavam sem resposta até o dia seguinte.
Dependendo de quem respondia, o novo funcionário recebia informações diferentes — às vezes contraditórias — sobre o mesmo processo.
O Conceito
A Alice se torna o primeiro ponto de contato para qualquer dúvida do novo funcionário. Não substitui o contato humano — mas elimina as interrupções desnecessárias e garante que informações básicas estejam sempre disponíveis.
Dia 1:
acolhida
Semana 1:
Sistemas
Mês 1:
Processos
Mês 3:
Autonomia
Disponível 24/7 para qualquer dúvida
Respostas consistentes e atualizadas
Sem julgamento, sem interrupções
Situação: João foi contratado como Analista de Dados. Começa na segunda-feira. No domingo à noite, está ansioso e cheio de dúvidas.
Pergunta para Alice (21h47 de domingo):
"Amanhã é meu primeiro dia. O que preciso levar e onde devo ir?"
Resposta da Alice:
🎉 BEM-VINDO À EMPRESA, JOÃO!
Que bom ter você no time! Aqui está tudo que precisa saber
para amanhã:
📍 ONDE IR:
Endereço: Av. Paulista, 1000 - 12º andar
Recepção: Procurar por Marina (RH)
Horário: Chegar às 9h (não precisa ser antes!)
📋 O QUE LEVAR:
✅ Documento com foto (RG ou CNH)
✅ Comprovante de residência atualizado
✅ Dados bancários para cadastro
✅ Foto 3x4 (se tiver, senão tiramos lá)
👔 DRESS CODE:
Somos casual! Pode vir confortável.
Evitar apenas: chinelo, regata, bermuda muito curta
🍽️ ALMOÇO:
No primeiro dia, o almoço é por nossa conta!
Você vai com seu time conhecer a região.
📱 JÁ PODE FAZER:
• Baixar o app "NossaEmpresa" (Android/iOS)
• Seu login temporário: joao.silva@empresa.com
• Senha inicial: Mudar@123 (trocar no primeiro acesso)
💡 DICA: Chegar 10 min antes ajuda a conhecer a recepção
com calma. Mas não se preocupe se atrasar um pouquinho
— ninguém vai te julgar no primeiro dia! 😊
Qualquer outra dúvida, estou aqui!
Impacto: João dormiu tranquilo. Chegou preparado. Primeira impressão positiva antes mesmo de começar.
Situação: Maria, nova Analista Comercial, precisa acessar o CRM mas não sabe como. São 7h30, ninguém da equipe chegou ainda.
Pergunta para Alice:
"Como faço para acessar o CRM? Preciso ver a carteira de clientes que vou assumir."
Resposta da Alice:
📊 ACESSO AO CRM SALESFORCE
▶ PASSO A PASSO:
1. Acesse: crm.empresa.com.br
2. Login: seu e-mail corporativo
3. Senha: a mesma do e-mail (SSO integrado)
4. Primeiro acesso: aceitar termos de uso
⚠️ SE DER ERRO DE ACESSO:
Seu perfil pode ainda não estar liberado.
Para solicitar:
1. Portal TI > Solicitações > Acesso a Sistemas
2. Sistema: Salesforce
3. Perfil: "Comercial - Analista"
4. Justificativa: "Novo funcionário - área comercial"
SLA: Liberação em até 4 horas úteis
📚 TREINAMENTO DISPONÍVEL:
Temos um curso de 2h sobre o CRM:
Universidade Corporativa > Trilha Comercial > CRM Básico
Recomendo fazer antes de começar a usar!
👤 SUA CARTEIRA DE CLIENTES:
Após o acesso, vá em:
Clientes > Minha Carteira
Seu gestor (Ricardo) já configurou a transferência
dos clientes do antecessor para você.
📍 Tutoriais: Base de Conhecimento > Sistemas > CRM
Impacto: Maria resolveu sozinha às 7h30. Quando a equipe chegou às 9h, ela já estava navegando no CRM.
Situação: Pedro, novo desenvolvedor, não sabe como funciona o vale-refeição. Tem vergonha de perguntar porque "todo mundo já sabe isso".
Pergunta para Alice:
"Como funciona o VR? Quando carrega? Posso usar em qualquer lugar?"
Resposta da Alice:
🍽️ VALE-REFEIÇÃO — TUDO QUE VOCÊ PRECISA SABER
💳 SEU CARTÃO:
Bandeira: Alelo
Entrega: Correio no endereço cadastrado (5-7 dias úteis)
Enquanto não chega: usar cartão virtual no app Alelo
💰 VALORES E CRÉDITOS:
• Valor diário: R$ 45,00
• Crédito mensal: ~R$ 990,00 (22 dias úteis)
• Data de crédito: dia 1º de cada mês
• Primeiro crédito: proporcional aos dias restantes
🏪 ONDE USAR:
✅ Restaurantes
✅ Lanchonetes
✅ Padarias
✅ Apps de delivery (iFood, Rappi)
❌ Supermercados (para isso tem o VA)
📱 APP ALELO:
• Ver saldo e extrato
• Cartão virtual para compras online
• Encontrar estabelecimentos próximos
⚠️ ATENÇÃO:
• Saldo NÃO acumula indefinidamente (usar em 60 dias)
• Se perder o cartão: bloquear no app imediatamente
• Desconto em folha: R$ 1,00/mês (simbólico)
❓ DÚVIDAS FREQUENTES:
"Posso transferir para outra pessoa?"
→ Não, o benefício é pessoal e intransferível.
"E se eu esquecer a senha?"
→ Resetar no app ou ligar 0800 728 3838
"Quem é meio período recebe menos?"
→ Sim, proporcional às horas contratadas.
📍 Política completa: RH > Benefícios > Vale-Refeição
Impacto: Pedro descobriu sobre o cartão virtual e já usou no almoço do primeiro dia, sem precisar esperar o físico chegar.
Situação: Ana, nova Product Manager, quer entender como funcionam as cerimônias ágeis da empresa.
Pergunta para Alice:
"Como funciona o processo de desenvolvimento aqui? Quais são as cerimônias e quando acontecem?"
Resposta da Alice:
🔄 METODOLOGIA ÁGIL — COMO TRABALHAMOS
▶ ESTRUTURA DOS TIMES:
• Squads multidisciplinares (5-8 pessoas)
• Sprints de 2 semanas
• Você faz parte da Squad "Phoenix" 🔥
📅 CALENDÁRIO DE CERIMÔNIAS:
SEGUNDA-FEIRA
└─ 9h00: Planning (2h)
Planejamento da sprint com todo o squad
DIÁRIO (Ter a Sex)
└─ 9h30: Daily (15min máx)
Stand-up rápido - o que fez, vai fazer, bloqueios
QUINTA-FEIRA (semana par)
└─ 14h00: Refinamento (1h30)
Detalhar histórias do backlog
SEXTA-FEIRA (fim de sprint)
└─ 14h00: Review (1h)
Demo do que foi entregue para stakeholders
└─ 15h30: Retrospectiva (1h)
O que foi bem, o que melhorar
📊 FERRAMENTAS:
• Jira: gestão de backlog e sprints
• Confluence: documentação
• Slack: comunicação do dia a dia
• Miro: para dinâmicas e brainstorms
👤 PAPÉIS NO SEU SQUAD:
• PO (você!): priorização e visão de produto
• Tech Lead: Ricardo Mendes
• Devs: 4 desenvolvedores
• Designer: Carla Sousa
• QA: Fernando Lima
💡 DICA PARA NOVOS PMs:
Nas primeiras 2 semanas, só observe as cerimônias.
Na terceira semana, comece a facilitar a planning.
Seu gestor (Marcos) vai te acompanhar no início.
📍 Guia completo: Produto > Metodologia > Guia do PM
📍 Vídeo onboarding: Universidade > Trilha Produto
Impacto: Ana chegou na primeira planning já sabendo o que esperar. Impressionou o time por estar preparada.
Situação: Carlos, novo analista em home office, está trabalhando às 21h (horário flexível) e precisa enviar uma nota fiscal para reembolso.
Pergunta para Alice (21h15):
"Como faço reembolso de despesa? Paguei um curso que a empresa aprovou."
Resposta da Alice:
💰 REEMBOLSO DE DESPESAS — PASSO A PASSO
▶ SEU CASO: CURSO/TREINAMENTO
Categoria: Desenvolvimento Profissional
Aprovação necessária: Gestor direto (já aprovado ✓)
📝 COMO SOLICITAR:
1. Acesse: Portal RH > Reembolsos > Nova Solicitação
2. Categoria: "Treinamento e Desenvolvimento"
3. Anexar:
• Nota fiscal (CNPJ da empresa como tomador)
• Comprovante de pagamento
• E-mail de aprovação do gestor
4. Informar dados bancários (se primeiro reembolso)
💳 PRAZOS:
• Solicitação até dia 20: pago na folha do mesmo mês
• Solicitação após dia 20: pago na folha seguinte
• Processamento: 5 dias úteis para análise
⚠️ ATENÇÃO PARA NF:
Dados para nota fiscal:
Razão Social: Empresa Tecnologia S.A.
CNPJ: 12.345.678/0001-99
Endereço: Av. Paulista, 1000 - São Paulo/SP
📊 LIMITES POR CATEGORIA:
• Cursos/treinamentos: até R$ 5.000/ano
• Livros técnicos: até R$ 500/ano
• Certificações: sem limite (com aprovação)
❓ E SE A NF ESTIVER NO MEU CPF?
Ainda pode solicitar, mas precisa de justificativa
e aprovação extra do RH. Evite para próximas vezes!
📍 Política completa: RH > Políticas > Reembolsos
📍 FAQ Reembolsos: RH > Perguntas Frequentes
Impacto: Carlos resolveu às 21h. Não precisou esperar até o dia seguinte nem interromper ninguém.
Situação: Juliana, nova vendedora com 2 meses de casa, quer saber como está seu desempenho comparado à meta.
Pergunta para Alice:
"Como estou em relação à minha meta? Já fechei alguma venda?"
Resposta da Alice (integrada ao sistema comercial):
📊 SEU DESEMPENHO — DEZEMBRO/2024
👤 JULIANA SANTOS | ANALISTA COMERCIAL JR
▶ RESULTADO DO MÊS:
| Métrica | Realizado | Meta | % |
|---------|-----------|------|---|
| Vendas fechadas | 3 | 5 | 60% |
| Valor total | R$ 47.500 | R$ 80.000 | 59% |
| Propostas enviadas | 12 | 15 | 80% |
| Reuniões realizadas | 18 | 20 | 90% |
⏱️ AINDA TEMOS 12 DIAS ÚTEIS NO MÊS!
▶ SUAS VENDAS FECHADAS:
1. Cliente ABC Ltda — R$ 18.500 (dia 03/12)
2. Cliente XYZ S.A. — R$ 15.000 (dia 08/12)
3. Cliente 123 Inc — R$ 14.000 (dia 12/12)
▶ PROPOSTAS EM ANDAMENTO:
🟡 4 propostas aguardando retorno (R$ 52.000 potencial)
🔴 2 propostas vencem esta semana — priorizar follow-up!
💡 DICA PARA NOVOS VENDEDORES:
Meta do primeiro trimestre é 70% do padrão.
Você está dentro do esperado para o período! 👏
Seu mentor (Ricardo) tem horário de mentoria
toda quinta às 16h — aproveite para tirar dúvidas.
📈 COMPARATIVO COM OUTROS NOVATOS:
Você está no top 3 de vendedores do mesmo período
de contratação. Continue assim!
📍 Dashboard completo: Comercial > Meu Desempenho
📍 Dicas de vendas: Base de Conhecimento > Playbook Comercial
Impacto: Juliana entendeu seu status sem precisar perguntar ao gestor. Saiu motivada por estar bem posicionada entre os novatos.
Métricas Antes x Depois da Alice
Tempo Economizado pelos "Padrinhos"
Antes da Alice:
Depois da Alice:
Economia: 720 horas/mês de profissionais experientes
Controle de Acesso Progressivo
A Alice respeita o perfil do novo funcionário, que evolui ao longo do onboarding:
SEMANA 1-2: PERFIL "NOVATO"
├── ✅ Políticas gerais (RH, benefícios, conduta)
├── ✅ Tutoriais de sistemas básicos
├── ✅ Informações da própria área
├── ❌ Dados financeiros da empresa
├── ❌ Informações estratégicas
└── ❌ Documentos confidenciais
SEMANA 3-4: PERFIL "EM TREINAMENTO"
├── ✅ Tudo do perfil anterior
├── ✅ Procedimentos operacionais da área
├── ✅ Dados do próprio desempenho
├── ❌ Dados de outros funcionários
└── ❌ Informações de outras áreas (sensíveis)
MÊS 2+: PERFIL "FUNCIONÁRIO ATIVO"
├── ✅ Acesso completo conforme cargo
├── ✅ Integração com sistemas operacionais
└── ✅ Consulta a dados conforme permissão do cargo
DASHBOARD ONBOARDING — NOVEMBRO/2024
• Perguntas totais: 847
• Média por novato: 30 perguntas
• Horário pico: 9h-10h e 14h-15h
• 23% das perguntas fora do horário comercial
3 novatos não fizeram nenhuma pergunta (verificar)
"Política de home office" subiu 340% nas perguntas.
Sugestão: Incluir no kit de boas-vindas ou criar sessão específica na integração.
Por trás de uma interface intuitiva, esta uma das arquiteturas mais modernas do mercado. A mesma tecnologia usada pelo Google, Slack e Shopify para garantir disponibilidade e performance.
ALERTA: Funcionário João Silva (Desenvolvimento)
não fez nenhuma pergunta à Alice em 5 dias.
Possíveis causas:
• Não sabe que a ferramenta existe
• Está conseguindo informações de outra forma
• Pode estar com dificuldades que não quer expor
Ação sugerida: Gestor verificar adaptação do colaborador.
DESTAQUE: Funcionária Maria Santos completou
todas as trilhas de onboarding em 8 dias (média: 15 dias).
Fez 45 perguntas à Alice (engajamento alto).
Avaliação das respostas: 4.8/5
Sugestão: Considerar para futuro papel de "padrinho".
ALERTA: Funcionário Carlos Oliveira pesquisou
"período de experiência" e "direitos demissão"
na segunda semana de empresa.
Ação sugerida: RH/Gestor fazer check-in informal
para verificar satisfação e adaptação.
30 contratações/mês: R$ 383.700,00/mês em onboarding
30 contratações/mês: R$ 195.000,00/mês
Cálculo do custo de turnover:
Economia anual em turnover: R$ 2.400.000,00
Semana 1-2: Setup da base de conhecimento de onboarding
Semana 3: Configuração de perfis progressivos
Semana 4: Piloto com 10 novos funcionários
Semana 5-6: Ajustes e expansão
Semana 7+: Onboarding com Alice para todos os novatos
ESTRUTURA RECOMENDADA DE ONBOARDING
├── Boas-vindas
│ ├── Primeiro dia - o que esperar
│ ├── Documentos necessários
│ └── Contatos importantes
│
├── Políticas e Benefícios
│ ├── Código de conduta
│ ├── Política de home office
│ ├── Benefícios (VR, VA, plano de saúde)
│ ├── Férias e licenças
│ └── Reembolsos
│
├── Sistemas e Ferramentas
│ ├── Como acessar o e-mail
│ ├── Principais sistemas (ERP, CRM, etc.)
│ ├── Ferramentas de comunicação
│ └── Solicitação de acessos
│
├── Estrutura da Empresa
│ ├── Organograma
│ ├── Áreas e responsabilidades
│ └── Quem é quem
│
└── Trilhas por Área
├── Comercial
├── Operações
├── Tecnologia
├── Administrativo
└── [outras áreas]
O onboarding é o momento mais crítico da jornada do funcionário. Ele define:
A Alice transforma esse momento de ansiedade e confusão em uma experiência de autonomia e confiança. O novo funcionário sabe que pode perguntar qualquer coisa, a qualquer hora, sem julgamentos.
O resultado?
Quer transformar o onboarding da sua empresa?
Oferecemos 15 dias de degustação gratuita incluindo configuração de trilha de onboarding completa.
Toda empresa tem documentos que estão no SharePoint, no drive compartilhado, na intranet antiga, no e-mail do gestor que saiu há dois anos.
A Alice, integrada à plataforma MMCafé, resolve esse problema de forma definitiva: um Digital Workplace inteligente onde toda a empresa acessa o conhecimento corporativo de forma segura, auditada e personalizada por perfil.
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A MMCafé nasceu juntamente com o início da internet comercial no Brasil, em 1993.
Somamos mais de 500 projetos em 23 países diferentes.
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