Toda empresa tem políticas de RH, procedimentos operacionais, manuais de compliance e documentos estratégicos. Estão no SharePoint, no drive compartilhado, na intranet antiga, no e-mail do gestor que saiu há dois anos.
O conhecimento existe. Mas está fragmentado, desatualizado e inacessível.
O resultado? Funcionários perdem tempo procurando informações, tomam decisões baseadas em documentos obsoletos, ou simplesmente inventam procedimentos porque "não acharam onde estava escrito".
E quando usam o ChatGPT para tirar dúvidas sobre políticas internas? Suas perguntas — e os dados sensíveis nelas — vão para servidores externos, sem controle, sem auditoria, sem conformidade.
A Alice, integrada à plataforma MMCafé, resolve esse problema de forma definitiva: um Digital Workplace inteligente onde toda a empresa acessa o conhecimento corporativo de forma segura, auditada e personalizada por perfil.
Empresa de Médio Porte - Serviços Financeiros
Sistemas integrados: ERP de pedidos, faturamento e gestão financeira
Cada departamento tinha sua própria "fonte da verdade". RH mantinha políticas em uma pasta, Compliance em outra, Operações em um sistema legado. Ninguém sabia onde encontrar a versão atualizada.
Funcionários enviavam 340 e-mails por mês para RH perguntando sobre férias, benefícios e políticas. O jurídico recebia 180 consultas sobre contratos. TI respondia as mesmas dúvidas de acesso repetidamente.
Uma auditoria interna descobriu que 52% dos funcionários usavam IA pública para "entender melhor" políticas internas, expondo dados sensíveis como estrutura salarial, cláusulas contratuais e procedimentos de compliance.
Gestores não sabiam quais dúvidas os funcionários tinham. Problemas recorrentes só eram descobertos quando viravam crises.
Arquitetura do Digital Workplace Inteligente
Políticas | RH
Procedimentos | Operações
Documentos: Jurídico/Compliance
Orquestradora de IA
com Controle de Acesso
Sistema | Pedidos
Sistema | Faturamento
Dashboards | Auditoria
Cada funcionário vê apenas o que tem permissão. Um analista júnior não acessa políticas de remuneração executiva. Um vendedor não vê procedimentos de auditoria interna.
Quando RH atualiza uma política, a Alice imediatamente passa a responder com a versão nova. Sem retrabalho, sem risco de informação desatualizada.
A Alice conversa com os sistemas de pedidos e faturamento, permitindo consultas em linguagem natural respeitando o perfil de cada usuário.
Dashboard centralizado com todas as perguntas, identificação de padrões e alertas automáticos.
Pergunta:
"Posso vender 10 dias de férias este ano? Já vendi no ano passado."
Resposta da Alice:
📋 POLÍTICA DE ABONO PECUNIÁRIO (VENDA DE FÉRIAS)
De acordo com a Política RH-027 (atualizada em 15/11/2024):
✅ VOCÊ PODE VENDER ATÉ 10 DIAS
O limite anual é 1/3 do período de férias (10 dias)
✅ VENDA NO ANO ANTERIOR NÃO IMPEDE
Cada período aquisitivo é independente
📝 COMO SOLICITAR:
1. Acessar Portal RH > Minhas Férias > Abono Pecuniário
2. Solicitar com 30 dias de antecedência
3. Aprovação automática se dentro da política
💰 CÁLCULO DO VALOR:
Dias vendidos × (Salário ÷ 30) + 1/3 constitucional
⚠️ ATENÇÃO: Prazo para solicitação do seu próximo
período é até 15/03/2025
📍 Política completa: RH > Políticas > Férias e Licenças
Tempo de resposta: 3 segundos Alternativa anterior: E-mail para RH com resposta em 24-48h
Pergunta:
"Preciso desligar um funcionário do comercial. Qual o procedimento e o que preciso preparar?"
Resposta da Alice (considerando perfil de gestor):
📋 PROCEDIMENTO DE DESLIGAMENTO - CHECKLIST GESTOR
▶ ETAPA 1: PRÉ-DESLIGAMENTO
□ Alinhar com RH Business Partner (obrigatório)
□ Verificar período de estabilidade (CIPA, gestante, acidente)
□ Confirmar tipo: sem justa causa / acordo / justa causa
□ Agendar data considerando aviso prévio
▶ ETAPA 2: DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA
□ Justificativa formal (para arquivo)
□ Histórico de feedbacks e PDIs
□ Aprovação da diretoria (se cargo > N3)
▶ ETAPA 3: COMUNICAÇÃO
□ Reunião presencial com funcionário
□ RH presente no momento da comunicação
□ Carta de desligamento assinada
▶ ETAPA 4: PROCESSOS DE SAÍDA
□ Devolução de equipamentos (TI)
□ Revogação de acessos (em até 2h)
□ Entrevista de desligamento (RH)
□ Homologação (se aplicável)
📅 PRAZOS LEGAIS:
• Aviso prévio: 30 dias + 3 dias por ano trabalhado
• Pagamento rescisão: até 10 dias após término
• Homologação: até 10 dias (se > 1 ano de empresa)
⚠️ ÁREA COMERCIAL - ATENÇÃO ESPECIAL:
• Transferir carteira de clientes antes do comunicado
• Bloquear acesso ao CRM imediatamente após reunião
• Notificar clientes-chave sobre novo responsável
📍 Procedimento completo: RH > Gestão de Pessoas > Desligamentos
📍 Formulários: RH > Formulários > Kit Desligamento
Observação: Um analista júnior fazendo a mesma pergunta receberia apenas informações gerais sobre processo de saída voluntária, não o procedimento completo de desligamento.
Pergunta (Gerente Comercial):
"Quais foram os 5 maiores pedidos do mês passado na minha regional?"
Resposta da Alice (integrada ao sistema de pedidos):
📊 TOP 5 PEDIDOS - REGIONAL SUL - NOVEMBRO/2024
| # | Cliente | Pedido | Valor (R$) | Status |
|---|---------|--------|------------|--------|
| 1 | Indústria ABC Ltda | #45.892 | 847.500,00 | Faturado |
| 2 | Comércio XYZ S.A. | #45.934 | 623.200,00 | Faturado |
| 3 | Grupo Delta | #45.871 | 498.750,00 | Em separação |
| 4 | Rede Ômega | #45.956 | 412.300,00 | Faturado |
| 5 | Tech Solutions | #45.889 | 389.000,00 | Aguardando crédito |
📈 RESUMO DA REGIONAL:
• Total de pedidos: 234
• Valor total: R$ 8.945.230,00
• Ticket médio: R$ 38.228,00
• Crescimento vs. out/24: +12,3%
⚠️ ATENÇÃO: Pedido #45.889 (Tech Solutions) está
há 5 dias aguardando liberação de crédito.
Contato Financeiro: ramal 4521
📍 Ver detalhes: Comercial > Meus Pedidos > Novembro
Importante: Um vendedor da mesma regional veria apenas seus próprios pedidos. Um vendedor de outra regional não teria acesso a esses dados.
Pergunta (Analista de Compras):
"Posso assinar um contrato de fornecedor com cláusula de exclusividade de 5 anos?"
Resposta da Alice:
⚠️ ATENÇÃO: CONTRATO REQUER ANÁLISE JURÍDICA
De acordo com a Política JUR-012 (Contratos com Fornecedores):
🚫 VOCÊ NÃO PODE ASSINAR DIRETAMENTE
Contratos com cláusula de exclusividade > 2 anos
exigem aprovação do Jurídico e Diretoria
📋 PROCEDIMENTO OBRIGATÓRIO:
1. Enviar minuta para juridico@empresa.com.br
2. Preencher formulário de análise contratual
3. Aguardar parecer (SLA: 5 dias úteis)
4. Após aprovação, assinatura via DocuSign
📊 ALÇADAS DE APROVAÇÃO:
• Até 2 anos: Gerente de Compras
• 2-5 anos: Diretor + Jurídico
• > 5 anos: Comitê Executivo
💡 ALTERNATIVA SUGERIDA:
Negociar cláusula de exclusividade de 2 anos
com renovação automática (dentro da sua alçada)
📍 Política completa: Jurídico > Contratos > Fornecedores
📍 Formulário: Jurídico > Solicitações > Análise Contratual
Dashboard de Auditoria Completa
A Alice registra 100% das interações em dashboard gerencial:
DASHBOARD DE AUDITORIA - ALICE
📊 VOLUME DE CONSULTAS (Últimos 30 dias)Total: 12.847 perguntasMédia/dia: 428Usuários ativos: 743 (87% da base)
📈 TOP TEMAS CONSULTADOS
⚠️ ALERTAS DE SEGURANÇA🔴 3 perguntas com dados sensíveis (CPF/salário)🟡 7 tentativas de acesso a docs sem permissão🟢 0 violações de LGPD detectadas
🔍 PADRÕES IDENTIFICADOS• 45 perguntas sobre "processo demissional" esta semana• Aumento de 120% em consultas sobre "PLR"• Área Comercial: pico de dúvidas sobre comissionamento
A Alice monitora padrões e dispara alertas automáticos:
ALERTA: Funcionário #4521 realizou 8 consultas sobre
"direitos demissão" e "cálculo rescisão" nas últimas 2h.
Ação sugerida: RH verificar situação do colaborador.
Possível desligamento não comunicado ou insatisfação.
ALERTA: Usuário tentou consultar "tabela salarial diretoria"
Perfil do usuário: Analista Júnior (sem permissão)
Resposta da Alice: "Você não tem acesso a esta informação"
Ação: Registrado para auditoria. Nenhuma ação imediata.
ALERTA: Pergunta continha CPF de terceiro.
Pergunta: "Qual o status do pedido do cliente CPF 123.456.789-00?"
Ação da Alice: Respondeu sem exibir dados pessoais.
Orientou usuário a consultar por código do pedido.
Registro enviado para DPO.
INSIGHT: 23 funcionários da área de Operações consultaram
"política de horas extras" nos últimos 3 dias.
Possível causa: Demanda extraordinária não comunicada.
Sugestão: Alinhar com gestores sobre carga de trabalho.
Matriz de Permissões
Mesma pergunta, respostas diferentes:
"Qual foi o faturamento do mês passado?"
Resposta para Vendedor:
📊 SEU FATURAMENTO - NOVEMBRO/2024
Total: R$ 234.500,00
Meta: R$ 200.000,00
Atingimento: 117,25% ✅
Para ver detalhes, acesse: Comercial > Meu Desempenho
Resposta para Gerente Regional:
📊 FATURAMENTO REGIONAL SUL - NOVEMBRO/2024
Total: R$ 8.945.230,00
Meta: R$ 8.500.000,00
Atingimento: 105,24% ✅
Top vendedores:
1. Ana Silva: R$ 312.400,00
2. Carlos Santos: R$ 287.600,00
3. Maria Oliveira: R$ 256.800,00
Resposta para Diretor Comercial:
📊 FATURAMENTO NACIONAL - NOVEMBRO/2024
| Regional | Realizado | Meta | % |
|----------|-----------|------|---|
| Sul | R$ 8,9M | R$ 8,5M | 105% |
| Sudeste | R$ 15,2M | R$ 14,0M | 109% |
| Nordeste | R$ 4,1M | R$ 4,5M | 91% |
| Centro-Oeste | R$ 3,8M | R$ 3,5M | 109% |
Total Nacional: R$ 32,0M (104% da meta)
Como Funciona
RH publica nova política de férias
MMCafé indexa automaticamente
Alice responde novo conteúdo
Faz tudo isso em menos de
5 minutos
Cálculo por funcionário:
Escala para 850 funcionários:
Investimento:
Economia mensal total: R$ 729.815,00
ROI: 8.486% Payback: 6,5 horas de operação
Para o Funcionário
Informação Certa para Pessoa Certa
Para RH, Jurídico e Compliance
Para TI e Segurança
Para a Diretoria
A fragmentação do conhecimento corporativo não é apenas um incômodo — é um risco operacional, financeiro e de compliance que custa milhões anualmente.
A Alice, integrada à plataforma MMCafé, transforma o Digital Workplace em um ambiente onde:
✅ Toda informação está acessível — em segundos, não em minutos ou horas
✅ Cada funcionário vê apenas o que pode ver — controle de acesso granular
✅ Dados operacionais viram conversas — perguntas em linguagem natural sobre pedidos, faturamento e métricas
✅ Tudo é auditado — dashboards completos, alertas de segurança, conformidade LGPD
✅ Riscos são eliminados — fim do uso de IA pública com dados corporativos
O resultado é uma organização mais ágil, mais segura e significativamente mais produtiva.
Pronto para eliminar os silos de informação da sua empresa?
Oferecemos 15 dias de degustação gratuita para até 20 funcionários de diferentes áreas.
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A MMCafé nasceu juntamente com o início da internet comercial no Brasil, em 1993.
Somamos mais de 500 projetos em 23 países diferentes.
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