A produtividade no trabalho leva ao sucesso empresas de todos os setores. É papel dos líderes ajudarem suas equipes a alcançarem melhores resultados evitando desgastes profissionais.
Contudo, por muita das vezes, fica a dúvida de como aumentar a produtividade da equipe, e ao mesmo tempo manter um ambiente saudável no escritório. Nesse artigo, vamos dar dicas justamente de como melhorar o local de trabalho nesse aspecto.
O que é Produtividade no Trabalho?
A produtividade da equipe é a quantidade de trabalho realizado por ela durante um determinado período de tempo. E depende de uma série de fatores diferentes.
Em primeiro lugar, depende da habilidade de cada membro da equipe. Depois, a clareza e o alcance das metas estabelecidas pela empresa em geral e pelo líder da equipe em particular. Além disso, o ambiente de trabalho e a comunicação dentro da equipe também apodem afetar a produtividade.
Quando se fala em trabalho em equipe, a produtividade geralmente descreve a quantidade de trabalho, enquanto a eficácia descreve a qualidade. No entanto, ser produtivo é impossível se as longas horas de trabalho não trazem resultados palpáveis.
Como a Intranet Aumenta A Produtividade no Trabalho?
A intranet traz como benefícios uma força de trabalho mais eficiente e feliz, com melhor eficiência de processos, redução de custos, melhor atendimento ao cliente e maior retenção de talentos. A produtividade é um excelente gancho para mostrar o poder da intranet aos funcionários.
Considere a possibilidade de realizar sessões segmentadas para diferentes grupos ou organizar um “tour” autoguiado pela intranet para mostrar como ela pode:
- Poupar o tempo do colaborador;
- Manter o colaborador atualizado a respeito de informações sobre a empresa ou área;
- Oferecer acesso ao conhecimento e aprendizagem meios para a gestão da comunicação;
- Ajudar a completar tarefas específicas seguindo normas e processos;
- Proporcionar meios para colaboração e feedback, com interação dos funcionários;
- Padronizar e formalizar a comunicação;
- Oferecer acesso à documentos atualizados, registrando versões anteriores e evitando acessos à arquivos obsoletos.
Aqui estão cinco maneiras principais de seus funcionários usarem sua intranet para aumentarem a produtividade no trabalho e a eficácia pessoal.
5 Instruções de Como Utilizar sua Intranet
Nesse ponto do texto, vamos dar algumas sugestões de como usar a Intranet escolhida, de maneira que aumente exponencialmente sua produtividade:
Reduza a caixa de entrada de e-mail
Os funcionários perdem horas por semana escrevendo e respondendo e-mails. Uma caixa de entrada cada vez maior e incontrolável é um ponto problemático familiar para os usuários: faz com que se percam em meio a tantas mensagens.
Uma intranet direciona mensagens para toda a sua organização, ou para uma determinada área ou equipe, de maneira mais eficiente. As mensagens podem cobrir notícias gerais, atualizações direcionadas, perguntas e respostas, arquivos compartilhados, alertas, lembretes e muito mais.
Configure links e favoritos
Quando o assunto é a produtividade no trabalho, todas as ações devem ser pensadas para impactar o mínimo possível as atividades dos colaboradores.
Em um mundo onde informações são encontradas através de cliques, a sua intranet deve facilitar o caminho para o usuário e disponibilizar o acesso rápido a links úteis e irá economizar o tempo do seu funcionário.
A intranet MMCafé permite configurar links úteis e favoritar as páginas para conteúdos visitados com frequência. Esses atalhos economizam tempo, principalmente se um funcionário precisar navegar por várias telas ou se esquecer de como encontrar um item importante.
Melhorar cinco tarefas principais
A maioria das funções de trabalho exigirá tarefas e processos específicos que deverão ser realizados regularmente. Eles serão concluídos através de uma combinação de reuniões, e-mail, documentos, planilhas e até mesmo formulários em papel.
Frequentemente, há oportunidades para tornar a conclusão dessas tarefas mais eficientes, com os recursos da intranet auxiliando nisso. Usando formulários personalizados e fluxo de trabalho, além de acessar informações relevantes, as tarefas são aceleradas e etapas desnecessárias são eliminadas.
Oriente os funcionários que dediquem algumas horas para planejar como agilizar cinco de suas tarefas principais usando a intranet. Assim poupará tempo e esforço!
Reduza o tempo de pesquisa
O centro de sua intranet deve oferecer navegação bem estruturada, com menus suspensos que levam a páginas e subpáginas organizadas. Se o conteúdo estiver oculto em links dentro das páginas, os funcionários gastarão muito tempo procurando as informações às quais precisam.
Uma navegação sólida também precisa contar com o apoio de uma busca inteligente que traga de volta uma gama de conteúdo baseada em palavras-chave. É assim que a maioria dos aplicativos e mecanismos de pesquisa modernos funcionam, e é com isso que seus funcionários estarão familiarizados.
A Intranet MMCafé permite a busca Indexada por palavra-chave, que encontra os arquivos ainda que o termo buscado não esteja presente no título, mas dentro de PDFs ou demais documentos.
Simplifique a gestão do conhecimento
A gestão do conhecimento pode ser muito complicada, com inúmeras opções de armazenamento e compartilhamento de conteúdo. A consolidação e integração de ferramentas certamente resultará no aumento na produtividade no trabalho.
Utilize a intranet para reunir documentações como políticas de RH, agrupadas por páginas ou por tags. Esse agrupamento é rápido e contribui para que os usuários encontrem o que precisam, novamente resultando em uma melhoria na produtividade.
Colaboração para um trabalho de sucesso
Quando se trata de medir a produtividade no trabalho, os líderes precisam ser observadores, flexíveis e devem permanecer vigilantes. Embora uma solução comece com o reconhecimento do problema, ela não termina aí, visto que a administração deve estar comprometida com o desenvolvimento da estrutura para as mudanças iminentes.
A colaboração e o compartilhamento de informações geram confiança e conhecimento que podem ser usados para criar um ambiente de trabalho no qual sua equipe possa prosperar.
Gostou do artigo?
Esperamos que o texto tenha te ajudado, e que seu ambiente de trabalho tenha um aumento expressivo na produtividade. Conte com a plataforma MMCafé para criar um local de trabalho onde seus funcionários se sintam seguros e encorajados a colaborar uns com os outros e a compartilhar ideias, produzindo mais e melhor. Continue nos acompanhando em nosso blog para mais conteúdos.