7 Erros na sua gestão que prejudicam a performance da comunicação

7 ERROS NA SUA GESTÃO QUE PREJUDICAM A PERFORMANCE DA COMUNICAÇÃO

Escrito por Thiago Andrade

O mundo dos negócios mudou dramaticamente nas últimas décadas. A tecnologia progrediu notavelmente. Enquanto alguns avanços tecnológicos piscam e desaparecem, as plataformas de intranet tem perdurado por anos.

Na verdade, as intranets revolucionaram as operações de negócios. Desde seu humilde início com funcionalidades limitadas, essas comunidades virtuais agora impulsionam a produtividade, permitindo que a equipe troque informações e exista o gerenciamento de projetos com facilidade. Gerentes e CEOs costumam ficar surpresos com a rapidez com que a intranet certa pode impulsionar os resultados financeiros.

E, para que o gerenciamento flua sempre bem, vamos conferir 7 erros que ocorrem na gestão e prejudicam a performance da comunicação.

NÃO COMUNICAR CORRETAMENTE AS EQUIPES

Um dos grandes vilões no atraso das entregas ou do cruzamento de informações é a falta de comunicação entre os departamentos ou filiais. E isso é algo que, ao se tornar um hábito em sua rotina, irá prejudicar a comunicação em todos os níveis em sua organização.

Com equipes trabalhando à distância é preciso redobrar os cuidados com esse tipo de falha, uma vez que o sucesso dos projetos depende muito da interação entre o time.

Implante ferramentas de integração de comunicação online como a intranet MMcafé, que permitem a entrega de uma comunicação correta entre seus diferentes times.

Lembre-se: não basta apenas comunicar, é preciso comunicar corretamente. Ao entender este conceito e aplicá-lo de forma eficaz, você diminui os riscos de ter uma equipe mal informada.

Quando falamos em comunicação por meio da intranet MMCafé, falamos sobre os recursos que ela possui que farão com que a sua comunicação seja recebida e compreendida. Conte com recursos como:

• Banners rotativos;
• Cartazes;
• Alertas;
• Notificações;
• Leitura Obrigatória;
• Conteúdo Segmentado;
• Homepages Segmentadas entre outros.

NÃO INTEGRAR E CENTRALIZAR INFORMAÇÕES

Cada vez mais as empresas buscam por melhores resultados e consequentemente implementam uma vasta quantidade de ferramentas, cada um com um objetivo diferente tornando a gestão um bicho de 7 cabeças.

Softwares como CRM, ERPS, Services Desk, Chats, intranet entre outros fazem parte da realidade de muitas empresas e é comum observar que muitos gestores e seus colaboradores se perdem com tanta informação em lugares diferentes.

A integração e a centralização da informação nos dias atuais passaram de uma simples opção para a organização e se tornou algo necessário quando o assunto é elevar a comunicação e garantir ótimos resultados na produtividade da empresa.

Ao entender esta necessidade, a MMCafé oferece para seus os clientes uma plataforma de Intranet pronta para integrar pessoas e sistemas via API.

USAR CANAIS DE INFORMAÇÕES OBSOLETOS

Você tem um quadro de informações com papéis pendurados? Caneta e papel fazem parte da comunicação da sua empresa?

Caso a resposta para estas perguntas tenha sido SIM, há algo errado acontecendo. Hoje em dia a tecnologia chegou para proporcionar a melhora no desempenho do trabalho e arriscar-se a promover um transtorno em sua empresa não vale a pena.

Implante uma ferramenta de comunicação e compartilhamento de documentos, como por exemplo a Intranet da MMCafé, que permite guardar um grande volume de informações de forma organizada fazendo com que os colaboradores consigam localizar facilmente o que precisam.

Com a plataforma de intranet MMCafé sua informação chega mais rapidamente para seus colaboradores e você conta com a garantia de que todos a receberam, como por exemplo:

Elogios; Aceite de Termos; Feedback de conteúdo; Notificações, entre outros.

NÃO OUVIR OPINIÕES DOS COLABORADORES

Uma grande tendência dentro das empresas é a comunicação unilateral, que se torna um problema comum quando o assunto é ouvir o que as pessoas têm a dizer.

Por mais que tudo pareça bem, seu colaborador pode estar enfrentando dificuldades em determinado assunto e abrir um espaço para comunicação, encorajando-o à participação com suas perguntas, opiniões ou sugestões, fará com que ele se sinta parte da empresa.

Uma simples ação como essa auxilia muito na eliminação de problemas e ainda garante uma comunicação corporativa de mão dupla.

Nós da MMCafé ficamos felizes quando nossos clientes compartilham conosco os resultados obtidos após a implantação dos canais diretos com os colaboradores oferecidos pela nossa intranet.

Você pode ler sobre resultados como estes clicando aqui.

CENTRALIZAR A COMUNICAÇÃO POR E-MAIL

Centralizar a comunicação da empresa por e-mail é um erro que muitas empresas cometem e que não conseguem abrir mão.

É essencial tomar alguns cuidados para minimizar o volume de mensagens recebidas pelos funcionários, para evitar que conversas importantes se percam em meio a outras que não precisavam estar ali.

Para evitar esta falha, é importante saber o que cada ferramenta irá suprir na empresa e usá-las de forma adequada. A comunicação por e-mail é fundamental para troca de mensagens entre colaboradores, fornecedores e gestores. Porém, ela não é ideal para atualizações de documentos, envio de comunicados, pesquisas, entre outros, pois favorece que versões obsoletas acabem sendo compartilhadas por engano.

Procure segmentar a comunicação da sua empresa com as ferramentas e recursos apropriados e evite falhas em sua comunicação.

A intranet MMCafé é uma plataforma totalmente pronta para evitar estes vícios e/ou erros. Cada documento ou informação publicada tem data de publicação, data de alteração, histórico de versão e ainda mostra o responsável pela informação, o que garante um total controle de que a comunicação disponível está em sua versão mais atual.

NÃO SEGMENTAR AS INFORMAÇÕES

Um erro comum em muitas organizações é a falta da comunicação segmentada. Quando um membro da equipe passa a receber um grande volume de comunicados que não são pertinentes ao seu trabalho, ele passa a descredibilizar o canal, o que levará fatalmente a perder informações importantes.

Por mais que os colaboradores estejam inseridos em um mesmo contexto, evite utilizar a mesma linguagem para se comunicar com todos os funcionários.

Adapte a comunicação de acordo com o departamento e o nível hierárquico dos colaboradores.

Um membro da equipe de vendas provavelmente não precisa receber todas as mensagens que a equipe de suporte precisa, por exemplo.

Utilize uma ferramenta que permita segmentar a comunicação entre as equipes de forma rápida e fácil. A intranet MMCafé é ideal para segmentar todos os tipos de comunicação e informação. Crie grupos dinâmicos e selecione colaboradores por áreas, projetos ou perfis. Comunique-se de forma segmentada por diferentes homepages.

APLICAÇÃO DE BUROCRACIA PARA PROCESSOS SIMPLES

Algumas empresas ainda trabalham com o modelo antigo de reserva de salas e equipamentos ou mesmo de preenchimento de formulários.

Isso significa que o colaborador precisa preencher papéis e levar até outra área com a requisição daquilo que precisa, ou significa que ao agendar uma reunião, o colaborador precisa ligar para uma secretária que o auxiliará a identificar se uma sala ou equipamento está disponível para uso. Pura burocracia!

Pare de perder produtividade com tarefas de baixa complexidade. A tecnologia chegou e deve trabalhar ao seu favor! Na MMCafé contamos com Reserva de Salas e de Equipamentos que agiliza e garante em segundos aquilo que os colaboradores precisam, evitando desencontros que podem acontecer por erros humanos.

Na plataforma MMCafé o colaborador também conta com formulários online, que encaminham e registram as informações ao destinatário de maneira segura e ágil.”

Acumular papéis, além de não ser algo ecologicamente amigável, é altamente burocrático e hoje pode representar sanções e multas segundo a LGPD.

Você sabia que deixar papéis com dados pessoais ao alcance e exposição de outras pessoas pode significar que sua empresa está infringindo a legislação sancionada em setembro de 2020?

Garanta segurança e eficiência com arquivos digitais e inteligentes. Disponibilize o preenchimento de formulários online, assim você tem maior controle sobre os processos e a forma como tudo está sendo aplicado.

Chegamos ao fim do nosso artigo e vimos como pequenas ações irão ajudar a evitar essas ações ruins na gestão que podem prejudicar a performance da comunicação.

Conte com a Intranet MMCafé e tenha uma poderosa ferramenta de comunicação com diversos recursos como:

• Links Úteis: atalho para localização de páginas relevantes;
• Banners, Templates e Cards: para destaque de conteúdos importantes;
• Comunicados e Comentários: para identificar pontos de interação relacionados às mais diferentes temáticas;
• Gamificação: para aumentar o engajamento dos colaboradores;
• Comunicação Segmentada: de acordo com o perfil e departamento dos funcionários;
• E muito mais!

Clique aqui e conheça os recursos disponíveis.